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Geschäftsordnung
Inhaltsübersicht
I. Begriff
II. Regelungskompetenz und Geltungsdauer
III. Typischer Inhalt und praktische Bedeutung
I. Begriff
Eine Geschäftsordnung regelt die innere Ordnung eines Kollegialorgans oder sonstigen Gremiums zur Wahrnehmung der ihm zugewiesenen Aufgaben, insb. die Verteilung der Aufgaben auf die Mitglieder ( „ Geschäftsverteilung “ ), das von den Mitgliedern bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu beachtende Verfahren und die Willensbildung des Organs oder sonstigen Gremiums. Geschäftsordnungen für Kollegialorgane und sonstige Gremien sind sowohl bei privatrechtlichen als auch öffentlich-rechtlichen Organisationen anzutreffen, z.B. Geschäftsordnung des Deutschen Bundestags, Geschäftsordnung eines Prüfungsausschusses oder Fachbereichs, Geschäftsordnung eines Vereinsvorstands. Nachfolgend werden nur die Geschäftsordnungen für die Organe der Aktiengesellschaft beleuchtet, also die Geschäftsordnungen für Vorstand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung der AG.
In der Rangordnung der Normen stehen die Satzung einer Körperschaft unter dem Gesetz und die Geschäftsordnung unter der Satzung. Die Geschäftsordnung eines Organs der AG muss sich demgemäß in dem durch die zwingenden gesetzlichen Vorschriften und die Bestimmungen der Satzung vorgegebenen Rahmen halten.
II. Regelungskompetenz und Geltungsdauer
Die Bildung eines aus mehreren Mitgliedern bestehenden Organs mit der Zuweisung bestimmter Aufgaben schließt regelmäßig – auch unausgesprochen – die Befugnis des Organs ein, seine innere Ordnung in einer Geschäftsordnung selbst zu regeln (Hüffer, Uwe 2002, S. 629; Hoffmann-Becking, Michael 1999, S. 352). Die Befugnis zur Selbstorganisation gilt im Grundsatz auch für die Organe der AG, jedoch mit einer wesentlichen Abweichung für den Vorstand. Im Einzelnen:
(1) Der Vorstand kann sich durch einstimmigen Beschluss seiner Mitglieder selbst eine Geschäftsordnung geben, es sei denn, die Satzung hat den Erlass der Geschäftsordnung dem Aufsichtsrat übertragen oder der Aufsichtsrat erlässt eine Geschäftsordnung für den Vorstand (§ 77 Abs. 2 Satz 1 und 3 AktG). Der Aufsichtsrat besitzt somit die primäre Regelungskompetenz in allen Fragen der rechtlichen Organisation der Vorstandsarbeit. Er ist jederzeit in der Lage, das Thema an sich zu ziehen und eine Geschäftsordnung für den Vorstand zu erlassen; wenn bereits eine Geschäftsordnung besteht, die sich der Vorstand selbst gegeben hat, tritt diese mit dem Beschluss des Aufsichtsrats außer Kraft (Hüffer, Uwe 2002, S. 380 f.). Bei der Gestaltung der Geschäftsordnung sind die Vorgaben der Satzung zu beachten, die Einzelfragen der Geschäftsordnung des Vorstands bindend regeln kann (§ 77 Abs. 2 Satz 2 AktG).
(2) Der Aufsichtsrat ist befugt, sich selbst eine Geschäftsordnung zu geben. Er muss sich dabei in den Grenzen halten, die durch die zwingenden Verfahrensregeln des Gesetzes (z.B. in § 110 AktG über die Einberufung von Sitzungen und in § 107 Abs. 2 AktG über Form und Inhalt der Sitzungsniederschriften) und der Satzung gezogen sind. Die Satzung kann auch für die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats Einzelfragen bindend vorgeben. Aber einige Themen sind zwingend dem Aufsichtsrat zur autonomen Regelung zugewiesen, sodass der Satzungsgeber insoweit keine Regelungskompetenz besitzt. Das gilt insb. für die Bildung und Besetzung von Ausschüssen (§ 107 Abs. 3 AktG) und für die Auswahl des Vorsitzenden und seines Stellvertreters (§ 107 Abs. 1 AktG).
(3) Die Hauptversammlung kann sich mit einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen eine Geschäftsordnung mit Regeln für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung geben (§ 129 Abs. 1 Satz 1 AktG). Dabei ist die Hauptversammlung an die im Gesetz getroffenen zwingenden Verfahrensregeln für die Hauptversammlung gebunden, z.B. an die Regeln zur Einberufung der Hauptversammlung, zur Information der Aktionäre im Vorfeld der Hauptversammlung und zum Auskunftsrecht der Aktionäre in der Hauptversammlung. Die von der Hauptversammlung nach § 129 Abs. 1 AktG beschlossene Geschäftsordnung hat keinen Satzungscharakter, ist somit nicht nur nachrangig gegenüber den gesetzlichen Regelungen zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, sondern auch gegenüber etwa in der Satzung enthaltenen Bestimmungen (Hüffer, Uwe 2002, S. 629).
Für alle drei Organe der AG gilt, dass eine Geschäftsordnung des Organs solange verbindlich ist, bis sie geändert oder aufgehoben wird. Sie gilt also auch für später bestellte Mitglieder des Organs und über das Ende der Amtsperiode der Organmitglieder hinaus (Hoffmann-Becking, Michael 1998, S. 500; Hüffer, Uwe 2002, S. 381). Für die Organe der AG gilt nämlich – anders als z.B. im Parlamentsrecht – der Grundsatz der Organ-Kontinuität. Es gibt keine Amtsperioden des Organs, sondern nur individuelle Amtsperioden der Mitglieder, und es ist deshalb nicht erforderlich, dass die Geschäftsordnung des Organs nach Neuwahlen zum Organ erneut beschlossen werden muss (Lutter, Marcus/Krieger, Gerd 2002, S. 206).
III. Typischer Inhalt und praktische Bedeutung
Das Gesetz schreibt für keines der drei Organe zwingend den Erlass einer Geschäftsordnung vor. Es handelt sich also stets um im Ermessen des Organs stehende Regelungen, durch welche die vorrangigen Verfahrensregelungen des Gesetzes und der Satzung ergänzt werden. Je ausführlicher die gesetzlichen Regelungen und die Satzungsbestimmungen gefasst sind, desto geringer ist der praktische Bedarf an ergänzenden Verfahrensbestimmungen in einer Geschäftsordnung des betreffenden Organs. In der Praxis führt das dazu, dass in der Mehrzahl der Gesellschaften eine Geschäftsordnung des Vorstands besteht, während eine Geschäftsordnung des Aufsichtsrats weniger häufig anzutreffen ist und nur ganz selten eine Geschäftsordnung der Hauptversammlung erlassen wird. Im Einzelnen ist zum typischen Inhalt der Geschäftsordnungen und ihrer praktischen Bedeutung Folgendes festzustellen:
1. Geschäftsordnung des Vorstands
Die Geschäftsordnung regelt das von den Vorstandsmitgliedern bei ihrer Tätigkeit einzuhaltende Verfahren (Hoffmann-Becking, Michael/Rawert, Peter 2003, S. 1577). Dazu gehören insb. Regeln über die Willensbildung des Organs, also über die Sitzungen, Beschlüsse und Mehrheiten, Regeln über die Befugnisse und Pflichten eines etwa ernannten Vorsitzenden oder Sprechers des Vorstands und Regeln über die Entscheidung von Meinungsverschiedenheiten zwischen Vorstandsmitgliedern. Auch die Grundzüge eines vorstandsinternen Informationssystems können in einer Geschäftsordnung für den Vorstand niedergelegt werden.
Ein besonders bedeutsamer Teil der Geschäftsordnung des Vorstands ist die Geschäftsverteilung unter den Vorstandsmitgliedern. Die Geschäftsverteilung kann zweierlei enthalten: die abstrakte Bildung der Ressorts durch Beschreibung ihrer Aufgaben sowie die konkrete Besetzung der Ressorts durch ihre Zuweisung an namentlich bestimmte Vorstandsmitglieder. Nach der dispositiven gesetzlichen Regel sind sämtliche Vorstandsmitglieder nur gemeinschaftlich zur Geschäftsführung befugt (§ 77 Abs. 1 Satz 1 AktG). Durch die Verteilung der Geschäfte auf die einzelnen Ressortinhaber begründet die Geschäftsordnung die Einzelgeschäftsführungsbefugnis der Vorstandsmitglieder für die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Allerdings sind der Geschäftsverteilung auf die einzelnen Mitglieder des Vorstands Grenzen gesetzt durch das Prinzip der Gesamtverantwortung (Hoffmann-Becking, Michael 1998, S. 506 ff.): Auch bei einer weitgehenden Verteilung der Geschäfte auf die einzelnen Mitglieder des Vorstands bleibt es dabei, dass alle Vorstandsmitglieder die Verantwortung für die gesamte Leitung der Gesellschaft tragen. Daraus folgt zum einen ein zwingender Restbestand der Gesamtgeschäftsführung aller Vorstandsmitglieder. Zu diesen Entscheidungen, die notwendig von allen Mitgliedern des Gremiums gemeinsam getroffen werden müssen (wenn auch nicht notwendig einstimmig, sondern mit der in der Satzung oder der Geschäftsordnung bestimmten Mehrheit), gehören insb. die Aufgaben des Vorstands gegenüber einem anderen Organ der Gesellschaft sowie die dem Vorstand vorwiegend im öffentlichen Interesse durch das Gesetz auferlegten Aufgaben (z.B. Beschlussvorschläge für die Hauptversammlung, Vorlage zustimmungspflichtiger Geschäfte an den Aufsichtsrat, Aufstellung des Jahresabschlusses). Außerdem ist nach herrschender Auffassung ein „ Kernbereich “ der Leitungsentscheidungen einer Beschlussfassung durch den Gesamtvorstand vorbehalten (z.B. Festlegung der Jahres- und Mehrjahresplanung und Maßnahmen, die für die Gesellschaft von außergewöhnlicher Bedeutung sind oder mit denen ein außergewöhnliches wirtschaftliches Risiko verbunden ist). Aus der Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder folgt weiter, dass alle Vorstandsmitglieder verpflichtet sind, sich wechselseitig über wichtige Vorgänge in den anderen Ressorts zu unterrichten, die Tätigkeit der Vorstandskollegen zu überwachen und bei Einwänden gegen Vorgänge in einem anderen Ressort durch Anrufung des Gesamtvorstands zu intervenieren.
Die Ernennung eines Vorstandsvorsitzenden ist dem Aufsichtsrat vorbehalten (§ 84 Abs. 2 AktG). Ein Vorstandssprecher kann dagegen auch durch das Vorstandskollegium selbst einstimmig gewählt werden, falls der Vorstand seine Geschäftsordnung selbst erlässt und der Aufsichtsrat diese Kompetenz nicht an sich gezogen hat. Der Vorstandssprecher nimmt ebenso wie der Vorstandsvorsitzende innerhalb des Kollegiums die administrativen Funktionen wahr, die für eine geordnete Willensbildung des Kollegiums unerlässlich sind, insb. also die Vorbereitung, Leitung und Protokollierung der Vorstandssitzungen. Außerdem repräsentiert er den Vorstand und die Gesellschaft gegenüber der Öffentlichkeit, und ihm obliegt im Regelfall auch die Federführung im Verkehr mit dem Aufsichtsrat. Der Vorstandsvorsitzende ist über die vorgenannten Aufgaben hinaus zuständig für die sachliche Koordination der Tätigkeit aller Vorstandsressorts (Hoffmann-Becking, Michael/Rawert, Peter 2003, S. 747 f.). Zugleich obliegt ihm in besonderem Maße die vorstandsinterne Überwachung der Tätigkeit der einzelnen Ressorts. Dem Vorstandsvorsitzenden kann zwar nicht das Recht eingeräumt werden, Meinungsverschiedenheiten im Vorstand gegen die Mehrheit seiner Mitglieder zu entscheiden (§ 77 Abs. 1 Satz 2 AktG), aber er kann zum Stichentscheid berechtigt sein, wenn es bei einer Beschlussfassung im Vorstand zu einer Pattsituation kommt. Ob ihm darüber hinaus als einzigem Vorstandsmitglied ein Vetorecht gegen Mehrheitsbeschlüsse des Vorstands eingeräumt werden kann, ist umstritten (Hoffmann-Becking, Michael 1998, S. 518 f.); nach der Rechtsprechung ist ein solches Vetorecht des Vorsitzenden jedenfalls bei einer paritätisch mitbestimmten AG wegen der notwendig gleichberechtigten Stellung des Arbeitsdirektors ausgeschlossen.
2. Geschäftsordnung des Aufsichtsrats
Je ausführlicher die Satzungsbestimmungen zum Aufsichtsrat gefasst sind, desto geringer ist der praktische Bedarf an ergänzenden Verfahrensbestimmungen in einer Geschäftsordnung des Aufsichtsrats. Insbesondere bei paritätisch mitbestimmten Gesellschaften ist es üblich, die wesentlichen Verfahrensregelungen für den Aufsichtsrat bereits in der Satzung festzulegen; eine Geschäftsordnung des Aufsichtsrats beschränkt sich dann im Wesentlichen auf Regelungen zur Bildung und Besetzung von Ausschüssen (§107 Abs. 3 AktG) und auf die Festlegung von Geschäften und Maßnahmen, die der Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen (§ 111 Abs. 4 Satz 2 AktG).
In einer ausführlichen Geschäftsordnung des Aufsichtsrats (Hoffmann-Becking, Michael/Rawert, Peter 2003, S. 1582) werden meist die folgenden Themenkreise geregelt: Rechte und Pflichten der Aufsichtsratsmitglieder (Gleichheit der Rechte und Pflichten, Unabhängigkeit von Aufträgen und Weisungen, Verschwiegenheitspflicht, Bindung an das Unternehmensinteresse, Verhalten bei Interessenkonflikten), Wahl und Aufgaben des Vorsitzenden und des Stellvertreters, Sitzungen (Zahl der Sitzungen, Einberufung, Sitzungsleitung, Protokollführung), Beschlussfassung (Beschlüsse in Sitzungen und außerhalb von Sitzungen, Beschlussfähigkeit, Mehrheitserfordernisse). Insbesondere für Gesellschaften, die der paritätischen Mitbestimmung nach dem Mitbestimmungsgesetz 1976 unterliegen, sind viele dieser Regelungen durch das Gesetz zwingend vorgegeben; außerdem ist der Spielraum für den Aufsichtsrat häufig durch Vorgaben in der Satzung eingeschränkt. Dennoch kann es zweckmäßig sein, die gesetzlichen und satzungsmäßigen Regelungen in einer systematischen Geschäftsordnung zu wiederholen und in Einzelpunkten zu ergänzen, um den Mitgliedern des Aufsichtsrats ein einheitliches und deshalb leichter handhabbares Regelwerk an die Hand zu geben. Bei börsennotierten Gesellschaften sind ergänzend die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) zu beachten, die, soweit sie den Aufsichtsrat betreffen, in den Text der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats aufgenommen werden können. Bei vielen börsennotierten Gesellschaften wurde im Zuge der Umsetzung des DCGK erstmals eine Geschäftsordnung des Aufsichtsrats beschlossen, nachdem man sich bis dahin auf Beschlüsse zur Bildung und Besetzung der Ausschüsse beschränkt hatte.
Die Bildung und Besetzung von Ausschüssen des Aufsichtsrats gehört, wie bereits erwähnt, zu der unentziehbaren Regelungsautonomie des Aufsichtsrats. Abgesehen von dem durch das Gesetz für paritätisch mitbestimmte Aufsichtsräte zwingend vorgeschriebenen Vermittlungsausschuss nach § 27 Abs. 3 MitbestG entscheidet der Aufsichtsrat autonom, ob und inwieweit er aus seiner Mitte Ausschüsse bildet. Man unterscheidet zwischen vorbereitenden, entscheidenden und überwachenden Ausschüssen. § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG zählt die Entscheidungsbefugnisse des Aufsichtsrats auf, die nicht auf einen Ausschuss delegiert werden können. Der in den meisten Gesellschaften eingerichtete Personalausschuss des Aufsichtsrats ist in aller Regel damit betraut, anstelle des Plenums über Abschluss, Änderung und Beendigung der Anstellungsverträge mit den Mitgliedern des Vorstands zu entscheiden. Die Bestellung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern kann dem Personalausschuss nicht überlassen werden, sondern muss zwingend vom Plenum beschlossen werden (§ 107 Abs. 3 Satz 2 AktG). Auch die Entscheidung über zustimmungspflichtige Geschäfte nach § 111 Abs. 4 Satz 2 AktG kann ganz oder teilweise auf einen Ausschuss delegiert werden, z.B. einen Finanz- und/oder Investitionsausschuss. Der neuerdings häufig anzutreffende und vom DCGK empfohlene Prüfungsausschuss hat in der Regel die Aufgabe, die Feststellung des Jahresabschlusses durch das Aufsichtsratsplenum vorzubereiten und über den Auftrag an den Abschlussprüfer und die Festlegung von Prüfungsschwerpunkten zu entscheiden. Das Verfahren der Aufsichtsratsausschüsse kann durch den Gesamtaufsichtsrat in seiner Geschäftsordnung näher geregelt werden; subsidiär ist der Ausschuss selbst befugt, Regeln für seine innere Ordnung aufzustellen. Im Übrigen sind, wenn keine spezielle Regelung für das Verfahren der Ausschüsse besteht, die für die innere Ordnung des Gesamtaufsichtsrats geltenden Bestimmungen entsprechend anzuwenden.
3. Geschäftsordnung der Haupt versammlung
Der Gesetzgeber hat im Jahre 1998 durch die klarstellende Regelung in § 129 Abs. 1 Satz 1 AktG dazu angeregt, dass sich die Hauptversammlung eine Geschäftsordnung gibt, um größere Rechtssicherheit in den Verfahrensfragen der Hauptversammlung zu gewährleisten (Schaaf, Andreas 1999, S. 1342 ff.). Nur wenige Gesellschaften sind dieser Anregung gefolgt. Das liegt nicht daran, dass über die zahllosen Verfahrensfragen ohnehin Klarheit bestünde, sondern an der fehlenden Gestaltungsfreiheit der Hauptversammlung, die sich in ihrer Geschäftsordnung nicht über die durchweg zwingenden gesetzlichen Regelungen für die Vorbereitung und Durchführung einer Hauptversammlung und deren Interpretation durch die Rechtsprechung hinwegsetzen kann. Daran würde sich auch dann nichts ändern, wenn die Verfahrensregeln in die Satzung der Gesellschaft aufgenommen würden, da auch die Satzung nicht von den zwingenden Regeln für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, insb. über Art und Ausmaß der gebotenen Informationen für die Aktionäre abweichen kann (§ 23 Abs. 5 AktG). Deshalb wird es in der Praxis in der Regel dabei bleiben, dass nur unverbindliche „ Leitfäden “ für die Leitung der Hauptversammlung zur Verfügung stehen.
Literatur:
Hoffmann-Becking, Michael : Vorstandsvorsitzender oder CEO?, in: NZG, Jg. 6, 2003, S. 745 – 750
Hoffmann-Becking, Michael : Münchener Handbuch des Gesellschaftsrecht. Bd. 4: Aktiengesellschaft, 2. A., München 1999
Hoffmann-Becking, Michael : Zur rechtlichen Organisation der Zusammenarbeit im Vorstand der AG, in: ZGR, Jg. 27, 1998, S. 497 – 519
Hoffmann-Becking, Michael/Rawert, Peter : Beck\'sches Formularbuch Bürgerliches, Handels- und Wirtschaftsrecht, 8. A., München 2003
Hüffer, Uwe : Aktiengesetz, 5. A., München 2002
Lutter, Marcus/Krieger, Gerd : Rechte und Pflichten des Aufsichtsrats, 4. A., Köln 2002
Schaaf, Andreas : Die Geschäftsordnung der AG-Hauptversammlung – eine praktische Notwendigkeit?, in: ZIP, Jg. 20, 1999, S. 1339 – 1344
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