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Beschaffungslogistik
Inhaltsübersicht
I. Die Funktion Beschaffungslogistik
II. Die Systemdarstellung des Beschaffungsbereichs
III. Teilsysteme der Beschaffungslogistik
IV. Strategische Planung der Beschaffungslogistik
I. Die Funktion Beschaffungslogistik
Die Beschaffungslogistik einer Institution umfasst alle Bemühungen, welche ihrer Versorgung mit Gütern dienen. Eine besondere Bedeutung hat die Beschaffungslogistik der industriellen Unternehmungen, da in diesen das Material und die eingekauften Güter einen relativ großen Umfang und die Materialkosten einen relativ hohen Anteil an den Gesamtkosten ausmachen. Industrieunternehmungen produzieren Sachgüter in beachtlichem Umfang und benötigen eine ständige Versorgung mit Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen zur Durchführung und Aufrechterhaltung ihrer Produktion.
Aus dem Bestreben der Industriebetriebe, den Kunden Produkte anzubieten, für sie Aufträge zu erfüllen oder Projekte durchzuführen, entsteht ein Versorgungsbedarf. Auch die Aufrechterhaltung und der Ausbau der Betriebsbereitschaft verzehren Produktionsfaktoren und führen zu einem Sachgüterbedarf.
Die Versorgung der Produktion und des übrigen betrieblichen Systems erfolgt durch Einkaufen, Bestellen, Transportieren, Lagern und Bereitstellen von materiellen Gütern. Zusätzlich werden auch Dienstleistungen und immaterielle Güter beschafft. Je nach dem Stand der Begriffsbildung in den Unternehmungen und Betrieben werden als Oberbegriffe für die Versorgungsfunktionen die Worte Einkauf, Beschaffung, Materialwirtschaft, Material-Logistik oder Beschaffungslogistik gebraucht.
Einkauf, Materialwirtschaft und Beschaffungslogistik sind komplexe Begriffe, welche nur teilweise übereinstimmen. Teilfunktionen des Einkaufs, wie Beschaffungsmarktforschung, Vertragsgestaltung, Preisanalysen, Wertanalysen und Gewährleistungsverfolgungen, gehören nicht zur Beschaffungslogistik. Teilfunktionen der Beschaffungslogistik wiederum, wie Materialdisposition, Warenannahme, Warenprüfung, Einlagerung, Lagerhaltung, Antransporte auf eigene Rechnung, innerbetriebliche Transporte, Umladungen, Bereitstellungen und Materialfluss-Steuerungen, werden nicht der Funktion Einkauf zugeordnet (Schulte, Ch. 2005).
Die Beschaffungslogistik erfüllt zahlreiche Teilfunktionen und koordiniert sie unter einem gemeinsamen Zielsystem. Zu diesen Teilfunktionen gehören die Bedarfsermittlung, die Liefereinteilung, die Lieferantenauswahl, die Bestellpunktermittlung, die Materialdisposition, gegebenenfalls die Transporte zum Betrieb, die Warenannahme, die Warenprüfung, die Behälterhandhabung, die Einlagerung, die Lagerhaltung, die Auslagerung, die Sortierung, die Kommissionierung, die Markierung, der innerbetriebliche Transport und die Bereitstellung für die Produktion und andere Unternehmensbereiche. Die Reststoffentsorgung wird gelegentlich ebenfalls der Beschaffungslogistik zugeordnet. Dies ist besonders für den Bereich des Recycling gut begründbar. Zur Lösung aller Planungs- und Durchführungsprobleme der Funktionen der Beschaffungslogistik wird häufig eine Institution in Form einer Abteilung oder eines Bereiches organisiert. Erst seit kurzer Zeit erhalten betriebliche Institutionen dieser Art nicht mehr allein die Benennungen »Einkauf«, »Materialwirtschaft« oder Ähnliches, sondern werden mit »Beschaffungslogistik« bezeichnet.
II. Die Systemdarstellung des Beschaffungsbereichs
Die tägliche Beschaffungssituation ist durch verschiedene Merkmale gekennzeichnet:
Durch die Anforderungen der Produktion entsteht ständig und in stets verschiedenem Maße ein Bedarf an Roh- und Hilfsstoffen, fremdbezogenen Konstruktionsteilen und Waren, der eine große Vielfalt aufweist. Es ist durchaus gegeben, dass mittlere und große Unternehmen zwischen 5000 und 100 000 verschiedene Güterarten für die Fertigung der Produkte als programmgesteuerten Bedarf benötigen. Die Anforderung aus dem Produktionsbereich lautet, dass der programmgesteuerte Bedarf in der richtigen Menge, der richtigen Art zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort bereitgestellt sein muss (Günther, H.-O./Tempelmeier, H. 2005). Für die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft werden Energie und Betriebsstoffe, Gemeinkostenmaterial, Ersatzteile, Geräte und Anlagen gebraucht. Dieser Bedarf wird verbrauchsabhängig erfasst.
Während einfache Aktivitäten des Einkaufs und der Materialwirtschaft sich allein um die Deckung der aktuellen Bedarfsfälle bemühen, gehen weiterentwickelte Systeme auf vorbereitende Maßnahmen ein.
Auf die Möglichkeiten der kostengünstigen Versorgung nimmt neben den Bedarfsfällen eine große Vielfalt anderer äußerer Faktoren Einfluss, sodass eine integrierte Materialwirtschaft oder ein System aus Einkauf und Beschaffungslogistik zurzeit als besonders gut geeignet angesehen werden, eine kostengünstige Versorgung zu sichern, die auch den Ansprüchen an Zuverlässigkeit und Qualität sowie Risikogesichtspunkten gerecht wird.
Eine Beschaffungssituation entsteht in einem Netzwerk von Beziehungen zwischen dem Bedarf einerseits und den Erscheinungsformen der Produkte und Produktionsprozesse andererseits. Die Rahmenbedingungen für die Versorgungsmöglichkeiten hängen auch von den Vorbereitungen des beschaffungswirtschaftlichen Bereichs, der Entwicklung und Konstruktion sowie den Beziehungen zu den Lieferanten ab. Hier spielen gemeinsame Entwicklungen (Simultaneous, Engineering) und Vorabvereinbarungen eine große Rolle. Die kostengünstige Planung und Steuerung der Beschaffungsaktionen hängt von logistischen Anforderungen und auch von der gemeinsamen Nutzung logistischer Potenziale der Produktion und der Distribution ab (Informationssysteme, Läger, Transportmittel, Personalpotenziale).
Die Beschaffungslogistik ist ihrerseits ein System, welches die komplexen Beschaffungsprobleme unter der Berücksichtigung vieler Einflüsse und Vernetzungen bestmöglich lösen soll (Pfohl, H.-Chr. 2004).
Grafisch dargestellt wird die Beschaffungslogistik oft als Teil einer Logistikkette, die die betrachtete Unternehmung mit ihren Kunden und Lieferanten verbindet (vgl. Abb. 1).
Die Logistikkette lässt sich als vereinfachte Darstellung der Vernetzung der logistischen Systeme der betrachteten Unternehmung mit den logistischen Systemen der Kunden und Lieferanten interpretieren.
Das System der Beschaffungslogistik ist gestaltungsfähig und kann so strukturiert werden, dass im Rahmen der technischen und wirtschaftlichen Gegebenheiten eine effiziente Versorgung gewährleistet wird.
Abb. 1: Die logistische Kette des Industriebetriebes
III. Teilsysteme der Beschaffungslogistik
Wie komplex die Gesamtaufgabe der Beschaffungslogistik ist, ergibt sich aus der Vielfalt der Versorgungsgüter, der großen Zahl der Bedarfsfälle, der Berücksichtigung vielseitiger Verbindungen zu Lieferanten und den beachtlichen zeitlichen Zwängen der kostengünstigen Gestaltung der Beschaffungsprozesse.
Im Zusammenhang mit einer ganzheitlichen Betrachtung der Beschaffungslogistik sind ihr Gesamtzusammenhang und ihre Teilsysteme zu erfassen und zu formen. Auf den obersten Ebenen ist das System der internationalen Logistik und der Konzernlogistik zu berücksichtigen. Auf den nächsten Ebenen kommen die betriebliche Beschaffungslogistik und ihre Teilsysteme zur Darstellung.
Die Abstufung der Relevanz der verschiedenen Versorgungsgüter oder Warengruppen wird häufig durch eine ABC-Analyse vorgenommen. Es ist in vielen Fällen gut feststellbar, wie viele der C-Güter über Einzelbeschaffung im Bedarfsfall zu ordern sind, welche A-Güter durch einsatzsynchrone Anlieferung zu beschaffen sind und für welche Gütergruppen die Beschaffung auf Vorrat zu prüfen ist. Berücksichtigt werden dabei technische und wirtschaftliche Gesichtspunkte.
Die Entwicklung der Materialwirtschaft als Vorgängersystem der Beschaffungslogistik führte in großen und mittleren Industrieunternehmen zu institutionellen Strukturen, die sich an den arbeitsteilig ausführbaren Funktionen orientierten und teilweise noch orientieren.
Die Aufteilung in
| 1. | Einkauf, | | 2. | Materialdisposition, | | 3. | Lagerwesen, | | 4. | Transportwesen sowie | | 5. | Reststoffverwertung und Entsorgung oder ähnlich |
war und ist für diese Organisationswahl typisch. Die als Abteilungen oder andere Institutionen eingerichteten Bereiche tragen die Namen ihrer Funktion.
Der Einkauf betreut die Markterkundung, die Kommunikation mit der Produktentwicklung, die Ausschreibungen und Angebotsprüfungen, die Koordinationsaktivitäten mit anderen Konzernunternehmen, die Lieferantenauswahl, die Verhandlungen über Preise und Konditionen, die Terminverfolgung und gemeinsame Aktivitäten mit Lieferanten sowie Fragen der Gewährleistungen. Bei den Entscheidungen über die Einkaufspolitik der Unternehmung, welche die Fertigungstiefe, die Inanspruchnahme fremder Dienste, die geografische Reichweite der Beschaffung und die Zahl der Lieferanten betreffen, werden der Einkauf und die Beschaffungslogistik in die Planung einbezogen. Der Einkauf hat verschiedene Abstimmungsbereiche mit den Instanzen der Beschaffungslogistik. Er wird bei allen Einkaufsvorgängen für Werkstoffe, Dienstleistungen, Handelswaren, Software, Rechte, Patente, Lizenzen, Werkzeuge, Investitionsgüter und so weiter zweckmäßigerweise herangezogen, um seine professionalen Potenziale zum Nutzen der Unternehmung einzubringen. Auch Entscheidungen der Unternehmensleitung über die Fertigungstiefe, über die Eigenfertigung oder den Fremdbezug von Produktteilen und Modulen, werden vom Einkauf vorbereitet, da hier die Informationen sowohl über die Konditionen des Fremdbezugs als auch über den Einkaufsanteil der Werkstoffe bei Eigenfertigung zusammenkommen.
Die Materialdisposition befasst sich mit der Bedarfsermittlung sowie der Bestandskontrolle und steuert durch ihre Abrufe den Zugang der Beschaffungsgüter zu den Eingangsstellen der Werke der Unternehmung. Disponiert werden Werkstoffe, Handelswaren, Konstruktionsteile, Ausstattungen, Ersatzteile und Werkzeuge. Die Materialdisposition orientiert sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben an der Bedarfsart, der Bedarfsprognose und den Kosten der Disposition.
Der programmgesteuerte Bedarf für die Fertigung von Auftragslosen und Serien führt in zahlreichen Werken zu hohen täglichen Bedarfsmengen. Die Bedarfsermittlung erfolgt in Abstimmung mit der Produktion. Aus der Erfassung der Aufträge und der zukünftigen Absatzmengen werden unter Berücksichtigung der Bestände an Fertig- und Halbfabrikaten die Mengen des Produktionsprogramms festgelegt. Aufbauend auf diesem Mengengerüst und der Auflösung der Stücklisten und Rezepturen kann die Materialdisposition die Ermittlung des programmgesteuerten Bedarfs durchführen. Es ergibt sich die Liste des Bruttobedarfs. Die Einteilung der Abrufe, welche oft auch Bestellmengen genannt werden, ist wesentliche Aufgabe der Materialdisposition.
Nur für eine mit täglich konstantem Materialbedarf arbeitende Produktion lässt sich über die statisch zusammengesetzte Bestellmengenformel eine optimale Bestellt oder Abrufmenge ermitteln. In ihrer ursprünglichen Form wurden nur Kosten für die mit einer Bestellung ausgelösten Arbeiten und die Lagerkosten in der Bestellmengenformel berücksichtigt. Vielfach sind auch Handhabungskosten und Transportkosten einbezogen worden. Lerneffekte, Lager- und Finanzierungsbeschränkungen und auch einige Sonderkonditionen der Lieferanten lassen sich in der Bestellmengenermittlung erfassen. Solange die Umstände der Abrufdurchführung zu hohen Bestellkosten führen, ergeben sich beachtliche Bestellmengen. Die Einstellung niedriger Bestellkosten führt zu tendenziell niedrigeren Abrufmengen und Lagerbeständen im Beschaffungsbereich.
Die Anlieferung nach dem »Just-in-time«-Prinzip führt dem Werk die benötigten Werkstoffmengen fast genau zu dem Zeitpunkt am Bedarfsplatz zu, an dem sie für die Verwendung eingesetzt werden. Die Zulieferung erfolgt bedarfssynchron. Die Lagerhaltung dieser Werkstoffe und Konstruktionsteile wird bei der beschaffenden Unternehmung praktisch auf null reduziert. Soweit die Fertigung der Lieferanten ebenfalls mit der Auslieferung synchronisiert werden kann, streben auch die entsprechenden Lagerbestände des Lieferanten gegen null.
Die Kooperation zwischen Abnehmer und Lieferanten geht bei bedarfssynchroner Belieferung weit über die üblichen Dispositionsaufgaben hinaus. Bei Schwankungen der Serienzusammensetzung und bei Störfällen in der Produktion des Abnehmers müssen schnellstmöglich Informationen zum Lieferanten gelangen. Produktionseinstellungen des Lieferanten, Zusammenstellungen der Transportmengen auf den Lieferfahrzeugen, Transportzeiten und Bereitstellungszeiten sind ständig in kooperativer Weise abzustimmen. Mit der Einführung der »Just-in-time«- Belieferung sinkt die Zahl der Lieferanten erheblich.
Betriebsstoffe (Gemeinkostenmaterial) und einige Hilfsstoffe werden zweckmäßigerweise verbrauchsgesteuert disponiert. Die Abrufe erfolgen dann entsprechend den ermittelten Bestellrhythmen oder nach Bestellpunkten.
Projekte und verschiedene Produkte der Einzelfertigung lösen bei Auftragserteilung die Bedarfsfälle für Einzelbeschaffungen aus. Ausgehend von dem Bereitstellungszeitpunkt für das Material erfolgen die Zeitplanung und die Festsetzung des notwendigen Liefertermins. Lagerhaltung wird nur notwendig, wenn Differenzen zwischen den Liefer- und Verwendungszeitpunkten auftreten, wie dies durch Transportgegebenheiten, Störfälle und Qualitätskontrollen verursacht werden kann.
Das Teilsystem der Lagerhaltung im Rahmen der Beschaffungslogistik übernimmt die Güter in der Warenannahme und sorgt für die Durchführung der Einlagerungsprozesse, die Bestandsführung und die gegebenenfalls anfallende Pflege der Lagerbestände. Sie erhält die Bedarfsinformationen aus den Produktionssystemen und stößt Auslagerungs- und Bereitstellungsaktivitäten an. An Kommissionierplätzen werden Materialsortimente zusammengestellt und weitergeleitet.
Transportsysteme für inner- und außerbetriebliche Beförderungen der Beschaffungsgüter werden ebenfalls oft als Teilsystem der Beschaffungslogistik organisiert. Ein Teil der Unternehmungen führt die Transporte mit eigenen Fahrzeugen durch, während andere Speditionen und Transportunternehmungen heranziehen. Für innerbetriebliche Transporte können Probleme der Streckenplanung, Ladeplanung, Tourenplanung und Zeitplanung auftreten. In jedem Fall hat die Steuerung der Transporte und der Ladevorgänge die richtige Versorgung sicherzustellen.
Gehört ein Entsorgungssystem ebenfalls als Teilsystem zur Beschaffungslogistik, so sind in diesem sowohl Dispositions- als auch Lager- und Transportleistungen zu erbringen und zu steuern.
Als wirtschaftliche Maßgrößen für die Steuerung der Teilsysteme der Beschaffungslogistik dienen Leistungen und Kosten. Bei schwachem Leistungsverbund zwischen den Teilsystemen und jeweils isolierter Planung ergeben sich die Kosten der Beschaffungslogistik als Summe der unabhängig minimierten Kosten. Im integrierten System einer Beschaffungslogistik hingegen sind die Kosten der Teilsysteme auch voneinander abhängig.
Die Gestaltung des Beschaffungssystems ist eine strategische Fragestellung, welche den Rahmen für die Aktionsmöglichkeiten der Teilsysteme absteckt.
Eine strategische Planung der Beschaffungslogistik konzentriert sich auf den Aufbau und Ausbau der strategischen Potenziale der Beschaffungslogistik. Dies sind die Kapazitäten, Strukturen und Fähigkeiten, zukünftig anfallende Anforderungen erfolgreich zu erfüllen.
Typische Potenziale der Beschaffungslogistik sind:
Die strategische Planung erfasst in gewissen Zeitabständen die strategische Situation der Beschaffungslogistik, indem sie die Anforderungen der wirtschaftlichen und technischen Umwelt zusammen mit den Potenzialen der Beschaffungslogistik aufnimmt und analysiert. Zum Ausbau und zur Erhaltung der Erfolgsfähigkeit in den zukünftigen Situationen werden Strategien ausgewählt und verfolgt.
Die Kooperationssysteme mit Zulieferern und Logistikdienstleistern lassen sich in vielfältiger Form gestalten und weiterentwickeln. Insbesondere werden zunehmend Logistiksysteme zur Direktbelieferung mit vorgefertigten Produktmodulen eingerichtet und von Transport und Lagerhaltung durch fremde Dienstleister. International verbundene Unternehmungen richten ihre Beschaffungslogistik auch auf die auf verschiedene Länder verteilte Produktion aus.
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