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In der historischen Verwaltungsforschung wird die Bürokratie der Honoratiorenverwaltung gegenüber gestellt und als moderne Organisationsform zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben angesehen. Während die Honoratiorenverwaltung durch eine Vermischung politischer und administrativer Funktionen in den Händen einer bürgerlichen Elite geprägt ist, wird die Verwaltungstätigkeit nach dem bürokratischen Prinzip von der politischen Willensbildung getrennt und auf Stäbe hauptberuflicher Verwaltungsfachleute übertragen. Der Prozess der Professionalisierung vollzieht sich in Nordamerika und den meisten europäischen Gemeinwesen in der zweiten Hälfte des 19. Jh. (Meyer, Marshall W./Stevenson, William/Webster, Stephen 1985, S. 11 ff.).

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In der Herrschaftssoziologie, die wesentlich von Weber (Weber, Max 1921) geprägt ist, wird die Bürokratie als eine Organisationsform zur Durchsetzung und Sicherung politischen Willens verstanden. In dieser Organisationsform spiegelt sich die vollendete Rationalisierung, verstanden als geistige Durchdringung und Gestaltung der natürlichen und sozialen Umwelt durch den Menschen, idealtypisch wider (Kieser, Alfred 1993, S. 40 ff.). Die Bürokratie als Institutionalisierung der legalen Herrschaft wird gegenüber vorrationalen Institutionen charismatischer und traditionaler Herrschaft abgegrenzt. Charismatische Herrschaft schlägt sich in der unbedingten kollektiven Verpflichtung auf den freien Willen einer Führungspersönlichkeit nieder. Traditionale Herrschaft entsteht durch das Festhalten an wiederkehrenden Austauschbeziehungen und den dadurch begründeten Autoritätsstrukturen. Eine Organisation ist also in dem Maße als Bürokratie zu bezeichnen, wie ihre Mitglieder allein auf ihren Beitrag zu übergeordneten Sachzielen verpflichtet sind.

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In der auf den Überlegungen von Weber aufbauenden empirischen Organisationsforschung hat sich die Dichotomie bürokratischer und organischer Organisationsstrukturen herausgebildet. Diese Unterscheidung wird von Burns und Stalker (Burns, Tom/Stalker, George M. 1961) eingeführt und bildet in der Folge einen wichtigen Referenzpunkt für den Kontingenzansatz. Die Operationalisierung des Bürokratiekonstrukts folgt weitgehend dem weberschen Idealtypus und die organische Struktur wird über das Fehlen dieser Merkmale definiert.

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In der Institutionenökonomie wird die Bürokratie als hierarchische Kooperationsform dem Markt (Arrow, Kenneth J. 1974; Williamson, Oliver E. 1975) und dem Clan gegenübergestellt (Ouchi, William G. 1980). In der Bürokratie kooperieren rational handelnde Akteure, die sich Kooperationsregeln und einer gemeinsamen hierarchischen Kontrolle unterwerfen, weil die Transaktionskosten zur Anbahnung und langfristigen Sicherung der Kooperation unter bestimmten Bedingungen niedriger sind als die Kosten, die nach dem Marktprinzip anfallen würden. Ouchi (Ouchi, William G. 1980) führt als dritte Kooperationsform den Clan ein, der sich von der Bürokratie dadurch unterscheidet, dass die Kooperation in diesem Fall auf einer solidarischen Verpflichtung der Akteure auf gemeinsame Werte beruht.

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Hauptamtlich beschäftigtes Personal, das ausschließlich nach sachlich begründeten Merkmalen, wie fachliche Befähigung, Leistung oder Dienstalter ausgewählt, entlohnt und ggf. weiterbefördert wird.

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Trennung von Verwaltungsstab und Verwaltungsmitteln, indem das Personal nicht nur sämtliche Mittel zur Verfügung gestellt bekommt, die es zur Erfüllung der Aufgaben benötigt, sondern auch dazu verpflichtet ist, nur diese überlassenen Mittel zu benutzen und darüber hinaus keine eigenen zu benutzen. Diese Trennung soll gewährleisten, dass das Handeln des einzelnen Bürokratiemitglieds im Sinne der bürokratischen Regeln nicht durch persönliche Interessen oder Präferenzen gefährdet ist.

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Festgelegte Arbeitsteilung und Spezialisierung mit spezifischen Zuständigkeiten und Leistungspflichten ohne Ansehen der Person. Damit soll die Austauschbarkeit einzelner Mitglieder erhalten bleiben.

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Amtshierarchie, d.h. Über- und Unterordnung der Dienststellen, die ihren Niederschlag im Dienstweg, der Staffelung von Weisungs- und Kontrollbefugnissen bzw. Gehorsams- und Berichtspflichten findet. Dieses Prinzip löst das im 19. Jh. weit verbreitete Kollegialitätssystem ab.

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Regelgebundenheit und damit Standardisierung der Verfahren, welche die Unpersönlichkeit und Berechenbarkeit der Entscheidungsprozesse sicherstellt.

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Formalisierung durch schriftliche Fixierung der Regeln und Aktenmäßigkeit der Kommunikation innerhalb der Bürokratie sowie im Kontakt mit externen Personen. Die Bedeutung der Formalisierung liegt v.a. darin, die Verfahren auf ihre sachliche Richtigkeit hin kontrollieren zu können.

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Die verhaltenswissenschaftliche Entscheidungstheorie untersucht bürokratische Organisationen unter dem Gesichtspunkt der Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen. Individuen ordnen sich der Autorität eines bürokratischen Regelwerks unter, dem v.a. eine entscheidungsentlastende Funktion unter Unsicherheit zukommt. Bürokratie erleichtert Entscheidungen in Organisationen durch Hierarchie, Aufgabenteilung, gefilterte Kommunikation und standardisierende Normprogramme (Barnard, Chester I. 1938; Simon, Herbert A. 1945).

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Auch die Institutionenökonomie erklärt die Entstehung bürokratischer Organisationsstrukturen mit Effizienzvorteilen bei der Lösung von Kooperationsproblemen – hier jedoch im Vergleich zum Marktmechanismus: Opportunistisches Verhalten und beschränkte Rationalität der Kooperationspartner führen unter den Bedingungen hoher Ungewissheit oder rasch wechselnder Aufgabenstellungen zu niedrigeren Transaktionskosten unvollständiger Verträge, zu denen auch Anstellungsverträge zählen, im Vergleich zu Marktbeziehungen (Williamson, Oliver E. 1975, S. 40).

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Aus der Perspektive der Machttheorie von Crozier (Crozier, Michel 1963) ist die bürokratische Organisation ein Mittel zur Bewältigung komplexer Aufgaben unter Ungewissheit und gleichzeitig eine politische Arena pluralistischer Interessenverfolgung. In dem Maße, wie sich die bürokratische Organisation ausdifferenziert und den einzelnen Akteuren spezifische Verantwortungsbereiche mit gegenseitigen Abhängigkeiten zuweist, entstehen organisationsinterne Zonen der Ungewissheit (z.B. wenn ein Ressortleiter von der Unterstützung durch seinen Fachspezialisten abhängig ist, dessen Kooperationsbereitschaft er jedoch im Einzelfall nur beschränkt beurteilen kann). Diese Zonen der Ungewissheit können von anderen Akteuren in der Organisation besetzt und zur Durchsetzung der persönlichen Ziele taktisch genutzt werden. Mit Hilfe erweiterter bürokratischer Regeln versucht die Organisationsspitze ihre eigenen Unsicherheitszonen zu verkleinern, wobei wiederum neue Ungewissheitszonen entstehen. Für Crozier resultiert daraus ein Teufelskreis der Bürokratisierung, der unvermeidlich zu einer Erstarrung bürokratischer Strukturen und einer fortschreitenden Unfähigkeit zur Anpassung an veränderte externe Anforderungen an die Organisation führen muss.

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Für die Erklärung bürokratischen Wachstums greifen Meyer et al. (Meyer, Marshall W./Stevenson, William/Webster, Stephen 1985) u.a. auf die strukturelle Trägheitshypothese der populationsökologischen Theorie (Hannan, Michael T./Freeman, John 1984) zurück. Demnach wachsen Bürokratien dadurch, dass auf der einen Seite neue Aufgaben zur Gründung neuer Ressorts führen, während die Wahrscheinlichkeit der Auflösung bestehender Ressorts mit zunehmendem Alter trotz wegfallender Aufgaben geringer wird.

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Ausgehend von den Analysen von Weber wird immer wieder auf die Tendenz bürokratischer Organisationen hingewiesen, sich in ihren Entscheidungsprozessen zu verselbstständigen. Aufgrund des Informationsgefälles zwischen dem bürokratischen Expertenstab und seiner politischen Leitung entsteht ein Abhängigkeitsverhältnis zulasten der politischen Führung. An die Stelle der politischen Ziele als Referenzpunkt für bürokratisches Handeln tritt das Regelwerk selbst, dem jedoch eine entsprechende Legitimitätsgrundlage fehlt (Mayntz, Renate 1978).

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Der Annahme, dass die Bürokratie die effizienteste Form rationaler Aufgabenbewältigung sei, steht die Kritik an der Dysfunktionalität bürokratischer Organisationen gegenüber (Mayntz, Renate 1978; Derlien, Hans-Ulrich 1984): Die mit der Arbeitsteilung verbundene Kompetenzabgrenzung kann dazu führen, dass neue Anforderungen an die Organisation nicht in ihrem vollen Umfang erkannt werden. Zudem fördert sie die Identifikation mit Teilzielen und die Herausbildung von Subkulturen. Die Überbetonung der Regelhaftigkeit führt insb. in Krisensituationen (Gmür, Markus 1996) zu defensivem Verhalten und Zielverschiebungen, so dass Regeln um ihrer selbst willen angewandt werden. Schließlich erschwert eine ausdifferenzierte Hierarchie die Umsetzung von Zielen und filtert Rückmeldungen über Ergebnisse oder Umweltereignisse, so dass die bürokratische Spitze nur beschränkte Informationen über die Prozesse auf den unteren hierarchischen Ebenen hat.

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Auch die Entscheidungsorientierte Organisationstheorie weist auf die Problematik einer Entkopplung von Zielen und Regeln in bürokratischen Organisationen hin. Das „ Garbage Can “ -Modell der Organisation (Cohen, Michael D./March, James G./Olsen, Johan P. 1972) simuliert die Entscheidungsprozesse in Organisationen unter der Annahme, dass Ziele, Lösungen und Akteure und Entscheidungssituationen zufällig aufeinander treffen.

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Bürokratiekritik richtet sich gegen ein scheinbar unvermeidliches Wachstum bürokratischer Organisationen, das auch unabhängig vom Umfang der Aufgaben, welche die Bürokratie zu erfüllen hat, stattfindet (Parkinson, C. Northcote 1957).

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Aus psychoanalytischer Perspektive ist die bürokratische Organisation als Abbild kollektiver Triebverdrängung anzusehen und erhält damit einen defensiven Charakter in der Auseinandersetzung des Menschen mit dem Problem der Unsicherheit (Burrell, Gibson 1984; Jacques, Elliott 1976; Foucault, Michel 1975).

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Die Prägung des Individuums durch bürokratische Strukturen wird sowohl als gesellschaftliches als auch organisationales Problem angesehen. Es wird dabei angenommen, dass bürokratische Strukturen zu einer Deindividualisierung (Whyte, William H. 1956) und zu bürokratischen Anpassungstypen führen (Presthus, Robert 1962).

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Die feministische Kritik stellt die Wertfreiheit des Bürokratiekonstrukts nach Weber in Frage (Ferguson, Kathy E. 1984; Calás, Marta B./Smircich, Linda 2000). Prinzipien wie Rationalität, Hierarchie und Aufgabenteilung sind demnach als Ausdruck männlicher Wertvorstellungen anzusehen und widersprechen weiblichen Prinzipien von Emotionalität, Gleichheit und Solidarität. Bürokratische Strukturen bestätigen männliche Wert- und Handlungsmuster und führen zu einer Diskriminierung von Frauen in Organisationen, und diese Diskriminierung wird durch das Bürokratiekonstrukt legitimiert.