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Buchhaltung
Inhaltsübersicht
I. Wesen und Zweck der Buchhaltung
II. System der doppelten Buchhaltung
III. Organisation und Techniken der Buchhaltung
I. Wesen und Zweck der Buchhaltung
1. Begriff und Systematisierung
Die Buchhaltung verzeichnet als quantitatives Beschreibungs- und Ermittlungsmodell chronologisch, systematisch, lückenlos und ordnungsgemäß alle in Zahlen erfassbaren Geschäftsvorfälle, die sich zwischen Gründung und Liquidation der Unternehmung (Totalperiode) ereignen. Geschäftsvorfälle sind alle wirtschaftlich bedeutsamen Vorgänge, die die Höhe und/oder die Struktur des Vermögens oder des Kapitals einer Unternehmung ändern. Die Totalperiode wird aus Gründen der Praktikabilität in Teilperioden (Geschäftsjahre) aufgeteilt (vgl. Eisele, W. 2002, S. 15).
Von der kaufmännischen Buchhaltung ist die kameralistische Buchhaltung öffentlicher Haushalte zu differenzieren. Die folgenden Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf die kaufmännische Buchhaltung, die unter dem Begriff der Buchführung einen Teil der handelsrechtlichen Rechnungslegung darstellt (§ 238 HGB). Die kaufmännische Buchhaltung lässt sich weiter in die Betriebs- und die Finanzbuchhaltung untergliedern. Die Finanzbuchhaltung bildet den Nominalgüterstrom der Unternehmung ab und knüpft folglich an den sich zwischen der Unternehmung und den sie umgebenden Märkten, wie Kapital-, Beschaffungs- sowie Absatzmärkten, vollziehenden Zahlungsvorgängen an. Dagegen bildet die Betriebsbuchhaltung (Kosten- und Erlös- bzw. Leistungsrechnung; Kostenrechnungssysteme) die innerbetrieblichen Transformationsprozesse anhand der Realgüterströme ab.
2. Zweck der Buchhaltung
Die Buchhaltung dient der Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle einer Unternehmung innerhalb eines Geschäftsjahres für interne und externe Zwecke. Unter der Dokumentation wird das vollständige, richtige und systematische Festhalten der Nominal- und Realgüterströme verstanden. Die Buchführung ist die Basis des gesetzlichen Jahresabschlusses und dient dessen Rechenschaftszwecken. Außerdem verhindert bzw. erschwert die Buchhaltung dolose Handlungen von Mitarbeitern (Präventivfunktion) und übernimmt im Fall des Verdachts einer dolosen Handlung die Beweisfunktion (vgl. Leffson, U. 1987, S. 157).
3. Gesetzliche Bestimmungen zur Buchhaltung
Sowohl das Handelsrecht als auch das Steuerrecht enthalten grundlegende Vorschriften über die Buchführung (§§ 238 – 239; 257 HGB sowie §§ 140 – 147 AO). Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und darin seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Darüber hinaus werden in § 240 I – II HGB eine jährliche Bestandsaufnahme (Inventar) und gemäß § 242 I – II HGB die Erstellung einer Bilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung gefordert.
Kaufmann kraft Betätigung ist derjenige, dessen Gewerbebetrieb einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB). Das Handelsgewerbe ist in das Handelsregister einzutragen. Erfolgt ohne das Vorliegen eines solchen Geschäftsbetriebs eine freiwillige Eintragung (Kaufmann kraft Eintragung), hat diese konstitutive Wirkung für die Buchführungspflicht (§ 2 HGB). Handelsgesellschaften (OHG, KG, GmbH, AG und KGaA) sind kraft ihrer Rechtsform Kaufleute (§ 6 HGB) und deshalb ebenfalls zur Eintragung ins Handelsregister und zur Buchführung verpflichtet.
Das Steuerrecht knüpft in § 140 AO direkt an die handelsrechtliche Buchführungspflicht an (derivative Buchführungspflicht). Des Weiteren wird aus Gründen der Gerechtigkeit und Gleichmäßigkeit der Besteuerung die Buchführungspflicht auf gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte erweitert (originäre Buchführungspflicht), deren einzelner Betrieb eines der Größenmerkmale des § 141 I AO im Veranlagungszeitraum erfüllt:
| - | Gesamtumsatz im Kalenderjahr > 350.000 € | | - | selbst bewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert > 25.000 € | | - | Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr > 30.000 € | | - | Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft im Kalenderjahr > 30.000 € . |
II. System der doppelten Buchhaltung
Grundlage der Eröffnungsbilanz zu Beginn eines Handelsgewerbes und damit ebenfalls Basis der doppelten Buchhaltung ist das Inventar, das ein vollständiges, detailliertes, art-, mengen- und wertmäßiges Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag darstellt (vgl. Eisele, W. 2002, S. 36). Das Inventar wird in die Bilanz überführt. Die Bilanz weist somit auf der Passivseite (Kapitalseite) die von den Eigen- und Fremdkapitalgebern zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel als Ansprüche an das auf der Aktivseite (Vermögensseite) ausgewiesene Vermögen des Unternehmens aus. Da die vorhandenen Vermögensgegenstände aus der Verwendung der zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel resultieren, müssen sich Aktiva und Passiva stets ausgleichen. Der Zusammenhang wird durch folgende Bilanzgleichung zum Ausdruck gebracht: Vermögen = Eigenkapital + Fremdkapital.
2. Grundfälle der Bilanzveränderung
Durch die Abbildung von Geschäftsvorfällen verändert sich die Bilanz zwar in ihrer Struktur, jedoch bleibt die Bilanzgleichung weiter erfüllt. Auf die folgenden vier Grundfälle der Bilanzveränderung sind sämtliche Geschäftsvorfälle in der Praxis zurückzuführen:
| - | Aktivtausch: Die Umschichtung zweier Vermögenspositionen in Höhe desselben Betrags, d.h. ohne Veränderung der Bilanzsumme, stellt einen Aktivtausch dar. Beispiel: Kauf eines Grundstücks (Aktivzunahme) gegen Barzahlung (Aktivabnahme). | | - | Passivtausch: Nimmt ein Passivum zu, während ein anderes Passivum um denselben Betrag abnimmt, handelt es sich um einen Passivtausch. Beispiel: Erhöhung des Grundkapitals (Passivzunahme) aus Gewinnrücklagen (Passivabnahme). | | - | Aktiv-Passiv-Mehrung (Bilanzverlängerung): Eine Aktiv-Passiv-Mehrung entsteht unter Zunahme der Bilanzsumme durch die Erhöhung einer Vermögens- und einer Kapitalposition. Beispiel: Kauf von Vorräten (Aktivzunahme) gegen das Eingehen einer Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistung (Passivzunahme). | | - | Aktiv-Passiv-Minderung (Bilanzverkürzung): In diesem Fall vermindert sich unter Abnahme der Bilanzsumme sowohl eine Vermögens- als auch eine Kapitalposition um denselben Betrag. Beispiel: Rückzahlung eines Darlehens (Passivabnahme) mittels Banküberweisung (Aktivabnahme). |
3. Auflösung der Bilanz in Konten a) Bestandskonten
Aus Wirtschaftlichkeitserwägungen wäre es unzweckmäßig, nach jedem Geschäftsvorfall eine neue Bilanz zu erstellen. Deshalb wird aus den Vermögens- und Kapitalbeständen der Bilanz jeweils eine Verrechnungsstelle (Konto) abgeleitet. Durch die getrennte Erfassung von Zu- und Abgängen auf den jeweiligen Kontenseiten kann zu jedem Zeitpunkt der aktuelle Bestand in Form eines Saldos ermittelt werden. Die Bestandskonten werden entsprechend ihrer korrespondierenden Bilanzposition in Aktiv- und Passivkonten unterteilt (vgl. Abb. 1).
Abb. 1: Bilanzkonto und Bestandskontensystematik
Geschäftsvorfälle sind im Sinne der doppelten Buchführung jeweils auf der Sollseite des betreffenden Kontos sowie auf der Habenseite des Gegenkontos aufzuzeichnen, wobei sich die Buchungsbeträge in der Höhe entsprechen. Jeder Buchungssatz besteht aus dem Kontenaufruf, der konventionell zuerst den Soll- und danach den Habenposten mit dem entsprechenden Buchungsbetrag verbunden durch das Wort „ an “ benennt. Den rechnerischen Ausgleich erfährt ein Konto durch Saldierung, indem der Anfangsbestand und die Zugänge addiert, die Abgänge subtrahiert werden. Bezeichnet wird der Saldo nach der Kontenseite, die er im Bilanzkonto einnimmt. Der Saldo ermittelt sich formal wie folgt: Endbestand = Anfangsbestand + Zugang – Abgang.
Durch die Saldierung kommt es zwangsläufig zu einem Ausgleich zwischen der Wertsumme der Soll- und der Habenseite. Das System der Doppik bewirkt zugleich, dass durch die Übernahme der Salden der Aktiv- und Passivkonten in das Bilanzkonto die Summe aller Sollsalden gleich der Summe aller Habensalden ist. Infolgedessen ist die Bilanzgleichung stets erfüllt. b) Eigenkapitalunterkonten
Entsprechen sich betragsmäßig die Leistung und Gegenleistung eines Geschäftsvorfalls, ist der Vorgang erfolgsunwirksam. Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle entstehen dagegen, wenn der Wert einer Leistung niedriger (höher) ist als derjenige der Gegenleistung, beispielsweise bei einem Verkauf von Vorräten über (unter) dem Einstandspreis. Erfolgswirksamkeit tritt ebenfalls in den Fällen zeitlich asynchron verlaufender Leistungsprozesse ein. Beispielsweise hat ein Verbrauch von Hilfsstoffen eine Bestandsabnahme zur Folge, ohne dass anderweitig eine Bestandsveränderung auftritt. Das Gegenkonto, auf das der Erfolg (Gewinn bzw. Verlust) zu buchen ist, ist das Eigenkapitalkonto. Neben der Vielzahl von erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen einer Abrechnungsperiode sind zusätzlich die erfolgsunwirksamen Bestandsveränderungen im Eigenkapitalkonto zu verzeichnen. Um jedoch eine direkte Ableitung des Indikators für den Erfolg bzw. Misserfolg einer unternehmerischen Transaktion vornehmen zu können, wird das Eigenkapital zweckmäßig in das Erfolgskonto (Gewinn- und Verlustrechnung) und die Privatkonten unterteilt.
Das Gewinn- und Verlustkonto ist dem passiven Eigenkapitalkonto nachgebildet und erfasst die erfolgswirksamen Eigenkapitalmehrungen (= Erträge) im Haben und die erfolgswirksamen Eigenkapitalminderungen (= Aufwendungen) im Soll (vgl. Abb. 2). Der Erfolgssaldo des GuV-Kontos entspricht dem Periodenergebnis.
Um die Übersichtlichkeit und Struktur des Gewinn- und Verlustkontos zu verbessern, werden aus dessen einzelnen Positionen wiederum Bewegungskonten abgeleitet, die die Aufwendungen und Erträge während des Geschäftsjahres aufnehmen. Das Gewinn- und Verlustkonto wird somit – wie die Bilanz – während des Jahres zum ruhenden Konto.
Abb. 2: GuV-Konto und Erfolgskontensystematik
Eigenkapitalerhöhungen (Einlagen) und Eigenkapitalminderungen (Entnahmen) durch die Unternehmenseigner sind erfolgsunwirksame Bestandsveränderungen und werden deshalb getrennt von den erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen auf den Privatkonten verzeichnet. Die Privatkonten entsprechen ebenfalls dem Kontenformalismus von passiven Bestandskonten und nehmen folglich auf der Habenseite zu und auf der Sollseite ab. c) Gemischte Konten
Werden innerhalb eines Kontos sowohl Bestandsveränderungen als auch Erfolgsbestandteile verrechnet, handelt es sich um ein gemischtes Konto, dessen Saldo sich einer einheitlichen Klassifizierung entzieht. Grundsätzlich sind Bestandskonten mit Erfolgsanteil (z.B. abnutzbares Anlagevermögen) und Erfolgskonten mit Bestandsanteil (z.B. gemischtes Warenkonto) zu unterscheiden. Um den Saldo eines gemischten Kontos zu ermitteln, ist bei Bestandskonten mit Erfolgsanteil der Erfolgsanteil (z.B. Abschreibung der Periode) als Wertminderung auf der Habenseite zu buchen. Erst der Endbestand nach Berücksichtigung der Wertminderung ergibt den Saldo, der in die Bilanz übernommen wird. In Erfolgskonten mit Bestandsanteil werden Anfangsbestände, Zugänge und Abgänge wie auf reinen Bestandskonten erfasst. Die Bewertung der Bestandsveränderungen erfolgt jedoch mit uneinheitlichen Wertmaßstäben. So werden die Zugänge eines gemischten Waren- oder Wertpapierkontos typischerweise mit den Anschaffungskosten, die Abgänge jedoch mit den Verkaufspreisen verrechnet. Zur Ermittlung des Saldos ist deshalb der Endbestand laut Inventur auf der Habenseite zu buchen. Der Wertzuwachs (die Wertminderung), der (die) sich nach Verrechnung des Endbestands ergibt, geht als Erfolg in das GuV-Konto ein (vgl. ausführlich Eisele, W. 2002, S. 83 ff., 92 f.; Falterbaum, H./Bolk, W./Reiß, W. 2003, S. 130 ff.). d) Kontensystem und Kontenabschluss
Der Grundsatz der doppelten Buchführung (Keine Buchung ohne Gegenbuchung!) ist von der Konteneröffnung bis zum Kontenabschluss anzuwenden. Zu Beginn der Abrechnungsperiode sind mittels Eröffnungsbuchungen die Anfangsbestände aus der Eröffnungsbilanz in die aktiven und passiven Bestandskonten zu übertragen. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Eröffnungsbilanzkonto. Zur Erstellung der Schlussbilanz sind zusätzlich die Form- und Gliederungsvorschriften des Handelsrechts einzuhalten (vgl. § 266 HGB).
Sämtliche Aufwands- und Ertragskonten sowie die Ertragsbestandteile von gemischten Konten werden über das Gewinn- und Verlustkonto abgeschlossen, das wiederum in das Eigenkapitalkonto des Schlussbilanzkontos eingeht. Aufgrund der Doppik wird somit der Jahreserfolg zweifach – anhand eines Aufwands- und Ertrags- sowie eines Reinvermögensvergleichs – ermittelt. Über das geschlossene System der doppelten Buchführung gibt Abb. 3 einen systematischen Überblick.
Abb. 3: Kontensystem und Kontenabschluss
III. Organisation und Techniken der Buchhaltung
1. Bestandteile der Buchhaltung a) Belege und Bücher
In der handels- und steuerrechtlichen Buchführung herrscht Belegzwang, d.h. jede Buchung basiert auf dem entsprechenden Buchungsbeleg (§ 257 I Ziff. 4 HGB; § 147 I Ziff. 4 AO). Buchungsbelege sind Schriftstücke, die dem Nachweis der Richtigkeit von Angaben über Geschäftsvorfälle dienen. Ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (§ 257 IV HGB; § 147 III AO). Externe Belege (z.B. Kunden- und Lieferantenrechnungen, Bankauszüge, Quittungen usw.) entstehen bei Transaktionen des Unternehmens mit Dritten, wohingegen interne Belege (z.B. Materialentnahmescheine, Belege über Privatentnahmen, Lohn- und Gehaltslisten) selbst erstellt und vom Verantwortlichen abgezeichnet werden müssen.
Anhand der vorkontierten Belege werden sämtliche Geschäftsvorfälle zunächst in chronologischer Ordnung in den Grundbüchern aufgezeichnet. Je nach Organisation und Größe des Unternehmens können Grundbücher unterschiedlicher Art und Anzahl geführt werden (z.B. Wareneingangs- und Warenausgangsbücher, Bank- und/oder Postscheckbücher). Wichtigstes Grundbuch ist – infolge der steuerrechtlichen Pflicht zur täglichen Erfassung von Kassenbewegungen (§ 146 I AO) – das Kassenbuch.
Im Hauptbuch wird eine Ordnung der Buchungen nach Sachkonten vorgenommen. Letztere sind wiederum entweder dem Bilanz- oder dem GuV-Konto zuzuordnen. Hierzu sind die Aufzeichnungen in den Grundbüchern in sachlicher Zusammenfassung der Geschäftsvorfälle (z.B. Kasse, Bank, Wareneinkauf) in das Hauptbuch zu übertragen. Der Übertrag kann gruppenweise nach gleichartigen Buchungen zusammengefasst und in Zeitabständen von längstens einem Monat erfolgen.
Kontenrahmen geben einen allgemeinen und systematischen Überblick sämtlicher im betrieblichen Rechnungswesen auftretender Konten. Aus einem Kontenrahmen hat jedes Unternehmen seinen spezifischen Kontenplan zu entwickeln, der systematisch die in der Geschäfts- und Betriebsbuchführung des jeweiligen Unternehmens tatsächlich verwendeten Konten zusammenstellt. Kontenrahmen werden in der Regel formal dekadisch gegliedert. Demnach umfasst ein Kontenrahmen 10 Kontenklassen, die jeweils in Kontengruppen unterteilbar sind. Eine Kontengruppe enthält eine beliebige Anzahl von Konten, die nach Bedarf noch in Unterkonten aufgegliedert werden können. Durch die Zuordnung jedes Kontos bzw. Unterkontos zu einer drei- bzw. vierstelligen Ziffer ist eine eindeutige Bezeichnung sowie Einordnung des Kontos in den Kontenrahmen möglich. Funktional gliedern sich Kontenrahmen entweder nach dem Abschlussgliederungs- oder nach dem Prozessgliederungsprinzip: Bei Anwendung des Abschlussgliederungsprinzips werden die Kontenklassen gemäß der handelsrechtlichen Bilanz- sowie GuV-Gliederung geordnet (vgl. §§ 266, 275 HGB); im Fall des Prozessgliederungsprinzips folgt die Systematisierung der Konten dem unternehmensbezogenen Wertefluss (Umsatzprozess).
In der Praxis verbreitet sind der Einzelhandelskontenrahmen (EKR) des Hauptverbands des deutschen Einzelhandels (1990), der Industriekontenrahmen (IKR) des Bunds der deutschen Industrie (1986) sowie die DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 Stand 2005 (vgl. dazu weiterführend Eisele, W. 2002, S. 565 ff.; Bornhofen, M. 2000, S. 370 ff.).
2. Techniken der Buchhaltung a) Manuelle und mechanische Buchhaltung
Werden durch vorkontierte Belege nachgewiesene Geschäftsvorfälle zunächst chronologisch im Grundbuch erfasst und danach sachlich geordnet in das Hauptbuch manuell übertragen, spricht man von der manuellen Übertragungsbuchführung. Eine Fortentwicklung der Übertragungsbuchhaltung stellt die manuelle Durchschreibebuchführung dar.
Zu den mechanischen Techniken der Erfassung von Geschäftsvorfällen und deren Übertragung in Bücher zählen die maschinelle Durchschreibebuchführung mittels Addier- bzw. Rechenmaschinen sowie die Lochkartenbuchführung, die zur Rationalisierung der Buchungstechniken mit einhergehender Reduktion von Arbeitsaufwand und Fehlerquellen beigetragen haben (vgl. weiterführend Eisele, W. 2002, S. 520 ff.). Die mechanischen Techniken besitzen heute kaum bzw. keine praktische Relevanz mehr. b) EDV-Buchhaltung
Die ordnungsgemäße, zeitnahe und vor allem vom Aufwand angemessene Technik der Finanzbuchführung wird nicht nur in Groß-, sondern auch in Mittel- und Kleinbetrieben mittels elektronischer Datenverarbeitung durchgeführt. Grundlegender Vorteil der EDV-Buchhaltung ist die lediglich einmal notwendige Erfassung und Speicherung der Daten eines Geschäftsvorfalls, die jedoch hinsichtlich unterschiedlicher Gesichtspunkte mehrfach ausgewertet werden können. Beispielsweise stellen die Ausgabe eines Journals eine chronologische, der Kontenausdruck eine sachlogische und die Erstellung einer Mahnliste eine spezifische Auswertung derselben Daten eines Sachverhalts dar. Darüber hinaus sind mittels der EDV-Buchhaltung unternehmensinterne Daten zuverlässig und schnell abrufbar, sodass die Buchführung zunehmend als Informationsinstrument der unternehmerischen Planung und Entscheidung genutzt werden kann (vgl. Eisele, W. 2002, S. 522 ff.).
Die Vorgehensweise der EDV-Buchführung ist in die drei Arbeitsschritte: Datenerfassung, Dateneingabe und Datenausgabe zu gliedern (vgl. Abb. 4). Ausgangspunkt jeder Buchung ist wiederum der Geschäftsvorfall. Die vorbereitenden Tätigkeiten des Sammelns bzw. Erstellens von Belegen, der Überprüfung der terminlichen und betragsmäßigen Richtigkeit der Belege sowie des Vorkontierens wird grundsätzlich noch von Hand durchgeführt.
Abb. 4: Arbeitsschritte der EDV-Buchführung
Als erster Arbeitsschritt der eigentlichen EDV-Buchführung erfolgt die Dateneingabe. Diese kann entweder manuell an einem Terminal, automatisch mittels maschinell lesbaren Urbelegen (z.B. Markierungs- und Formschriftbelege) oder anhand eines Datenträgeraustauschs bzw. einer elektronischen Datenübermittlung per Intra- oder Internet durchgeführt werden. Beim Datenträgeraustausch werden die Informationen auf optischen oder magnetischen Datenträgern beispielsweise per Post übermittelt und beim Empfänger direkt eingelesen und weiterverarbeitet. Die Übertragung von schon erfassten und gespeicherten Daten mittels eines Netzwerks erfolgt dagegen elektronisch, sodass die „ Dateneingabe “ beim Empfänger lediglich aus der Übernahme und Speicherung der übermittelten Dateien besteht. Angewandt werden diese EDV-Verfahren vor allem bei Post-, Bank- und Versicherungsdiensten sowie im Austausch zwischen Steuerpflichtigen und dem Finanzamt. Nach erfolgter Dateneingabe wird regelmäßig ein Erfassungskontrollblatt (Primanota) erstellt, das sämtliche Buchungsdaten in chronologischer Ordnung wiedergibt. Die Primanota unterliegt, soweit zusätzlich ein Journal geführt wird, nicht der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und erfüllt somit auch nicht die Grundbuchfunktion.
Im anschließenden Arbeitsgang der Datenverarbeitung werden einzelne Instruktionsfolgen des Datenverarbeitungsprogramms ausgeführt. Sie bewirken das Sortieren der Daten, die Fortschreibung der Konten sowie deren Speicherung. Mit dem Fortschreiben der Konten werden die eigentlichen Buchungen ausgeführt. Die Speicherung der eingegebenen Daten bzw. Konten erfolgt zunächst im Hauptspeicher und erfüllt damit, auch ohne das Vorliegen direkt lesbarer Unterlagen, die Grundbuch- bzw. Hauptbuchfunktion (§§ 239 IV; 257 III HGB; §§ 146 V, 147 II AO).
Danach kann die Datenausgabe entweder anhand der Übertragung und Speicherung sämtlicher Daten und Konten auf peripheren Datenträgern (z.B. Disketten, CD-ROMs) oder mittels Ausdrucks der Daten auf Papier vorgenommen werden. In der konventionellen EDV-Buchführung werden die Ergebnisse der Finanzbuchführung (Primanota, Journal, Einzelkontenausdruck, Kontenübersicht, Jahresabschluss) zusätzlich zur originären Speicherung auf Datenträgern in Form eines lesbaren, ausgedruckten Klartexts aufbewahrt. Im Fall der Speicherbuchführung geschieht dies – mit Ausnahme der Aufbewahrung der Jahresabschlüsse – ausschließlich auf externen, zumeist magnetischen Datenträgern. Die Speicherbuchführung genügt, ebenso wie die konventionelle EDV-Buchführung, den gesetzlichen Anforderungen, wenn die Daten bzw. deren Wiedergabe während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit lesbar gemacht werden können (§ 257 III HGB) bzw. jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 II AO). Mit den zusätzlichen „ Radierparagraphen “ (§ 239 III HGB; § 146 IV AO), die nachträgliche Änderungen von Ausgangsdaten und Buchungen auch in der EDV-Buchhaltung verbieten, wird somit eine hinreichend sichere Grundlage für die Zulässigkeit der Speicherbuchführung gegeben (vgl. Schuppenhauer, R. 1998, S. 115).
Je nach Datenverarbeitungsprogramm (z.B. adata-FIBU, DATEV, SAP-R/3 u.a.) sind neben den gesetzlich vorgeschriebenen Ergebnissen der Finanzbuchführung Zusatzauswertungen, wie die automatische Umsatzsteuervoranmeldung und -erklärung, sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen, wie Kennzahlen der Bilanzanalyse, Kostenstatistiken und Liquiditätsrechnungen, durchführbar. Zusammenfassend gibt Abb. 4 einen schematischen Überblick über den Ablauf der Finanzbuchführung mit EDV.
Literatur:
Bornhofen, Manfred : Buchführung 1, DATEV-Kontenrahmen 2005, Wiesbaden, 17. A., 2005
Eisele, Wolfgang : Technik des betrieblichen Rechnungswesens: Buchführung und Bilanzierung, Kosten- und Leistungsrechnung, Sonderbilanzen, München, 7. A., 2002
Falterbaum, Hermann/Bolk, Wolfgang/Reiß, Wolfram : Buchführung und Bilanz, Achim, 19. A., 2003
Leffson, Ulrich : Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, Düsseldorf, 7. A., 1987
Schuppenhauer, Rainer : Grundsätze für eine ordnungsmäßige Datenverarbeitung (GoDV); Handbuch der DV-Revision, Düsseldorf, 5. A., 1998
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